Фискализация чеков

Для того, чтобы чек был фискализированный, он должен пройти особую процедуру фискализации чеков при участии Государственной налоговой службы (далее - ГНС). Такая процедура для классических и программных РРО отличается.

*Фискальный кассовый чек – (от лат. «причастен к казне»)  расчетный документ, зарегистрированный и напечатанный РРО во время расчета за проданные товары (оказанные услуги) установленной формы, который в обязательном порядке должен быть выдан покупателю. В отличие от товарного чека, который выдается по желанию и заполняется вручную.

Особенности фискализации чеков аппаратных и прогроммных РРО.

Для классических РРО фискализация происходит в самом устройстве, а именно внутри фискального блока. Фискализация в понятии классического РРО - это введение в эксплуатацию (перевод в фискальный режим) самого РРО, когда каждый чек, который будет пробит на этом аппарате, автоматически становится фискальным.

В программных РРО фискализация происходит с каждым отдельным чеком. То есть, чек, который сформирован пРРО, изначально не является фискализированным. В этом случае он станет фискальным, когда будет подписан Квалифицированной электронной подписью (КЭП), пройдет сервер налоговой и будет подтвержден. Только после этого чек станет фискальным. Это означает, что фактически фискальным сервером налоговой присваивается фискальный номер каждому чеку, который генерируется таким программным регистратором по каждой расчетной операции. 

Почему аппаратные регистраторы надёжней.

Проще говоря, в каждом кассовом аппарате или принтере с РРО есть специальные аппаратные части, в которых фиксируются расчетные операции (чеки). В случае классического регистратора “фискализируется” сам РРО и выйти из этого режима невозможно. В пРРО все операции записывается непосредственно на сервере налоговой.

Важно понимать, что те продажи, которые произведены на классическом РРО, в нем и хранятся, и, в случае надобности, их можно воспроизвести, пересмотреть, сформировать отчет, в программном - все зависит от конкретной программы, которая будет создана.

Если нормативные требования по использованию классических РРО давно прописаны и вполне понятны, то ситуация с программными на сегодняшний день достаточно спорная. На первый взгляд, это современно и удобно, но на практике их использование может вызвать существенные сложности.

Еще осенью 2018 года Государственная налоговая служба запустила экспериментальный проект «E-Receipt» (“Э-чек”) по модернизации существующей системы фискализации. Это бесплатное клиентское программное обеспечение было задумано как альтернатива фискальным аппаратам РРО с традиционными бумажными чеками (закрыта бета-версия тестировалась несколько лет) и презентовано государственными органами 1 августа 2020 года. Однако, при первых же использованиях специалисты сразу указали на ряд проблем. В частности, с подписанием чеков в оффлайн-режиме. По логике государственного проекта программы, если у вас нет доступа к серверу налоговой, это нормативно предусмотрено и в таком случае возможность подписать свой чек есть, просто он не будет доставлен на сервер ГНС.

В тоже время, процедура формирования фискального документа предусматривает у пользователя пРРО обязательную Квалифицированную электронную подпись - КЭП. Для этого необходимо иметь доступ к серверу Аккредитованного центра сертификации ключей (АЦСК - это отдельная частная структура выдачи электронных доверительных услуг), чтобы поставить метку времени. Без неї на документ неможливо накласти електронний підпис, що робить його недійсним. Тобто, в даному разі заявлений офлайн-режим роботи передбачений не для користувача пРРО, а суто для сервера податкової. Іншими словами, якщо сервер податкової знаходиться в режимі офлайн, тоді програма працює, коли ж користувач в офлайні – ні. Картина така, що у разі, коли  у вас зникне інтернет-зв’язок, то держава, ніби, обіцяє підтримку 36 годин в оффлайн режимі, але в реальності це неможливо.

Кто угодно может самостоятельно разработать свой собственный программный РРО и работать в нем. При этом, нужно иметь в виду еще некоторые недостатки программных РРО. Например, скорость проведения транзакций в крупном магазине. Для того, чтобы получить фискализированный чек, кассир должен дождаться ответа налоговой. Еще в закрытом бета-тестировании системы “E-Receipt” на получение подтверждения от налоговой, учитывая минимальную нагрузку на ее сервер, тратилось около 20 секунд! Это много и так, а в случае увеличения нагрузки, велика вероятность, что эти задержки времени значительно увеличатся.

Кроме того, остается вопрос, чьим ключом должен быть подписан фискальный чек, когда в торговом зале большого магазина, допустим, одновременно работают 50 касс - это должен быть ключ кассира или руководителя организации, или кого-то еще?

В случае, когда случился сбой и пРРО отправил фискальной службе ошибочные данные или по какой-то причине информация не сохранилась, или потерялась, тогда ответственность за недостоверные или не предоставленные данные несет пользователь. В тоже время, если в отчетных данных ошибся классический РРО, то ответственность несет производитель аппарата. При этом, конечно, следует понимать, что данные должны были передаться такие же, как вносились. То есть, если пользователь сам ошибся цифрой, то производитель тут не при чем.

Резюмируя, вам как предпринимателю в случае использования классического РРО, нужно лишь придерживаться четких инструкций при формировании чека, прописанных под выбранную модель, в то время, как техническим его состоянием занимается фирма-изготовитель и ее сервисный центр. То есть производитель гарантирует, что данные, которые хранятся в кассовом аппарате или регистраторе невозможно заменить или уничтожить.

Нюанси офлайн-работы.

Ещё один существенный позитивный момент классических РРО - это оффлайн-режима именно возможность вашей бесперебойной 72-часовой работы в случае отсутствия подключения к сети Интернет. При этом все полноценно функционирует, данные сохраняются, так как в классическом РРО уже установлен модуль шифрования, который пропускает через себя все данные - шифрует их и подписывает, потом в этом же зашифрованном виде сохраняет и передает налоговой. Поэтому нет надобности использовать какие-то внешние сервисы и серверы. Это дает пользователю возможность устранить проблему в течение 3-х дней. По истечению этого срока аппарат автоматически блокируется. Проще говоря, если вы формируете (печатаете) чек, и в это время пропало интернет-соединение, у вас есть возможность спокойно продолжить работу и параллельно решать проблему. Данные в классических РРО хранятся на двух носителях - в фискальной памяти и на контрольной ленте в электронном виде.

*Фискальная память – запоминающее устройство в составе регистратора расчетных операций, предназначенное для одноразового занесения, хранения и многоразового считывания итоговой информации об объеме расчетных операций, которую невозможно изменить или уничтожить без повреждения самого устройства; (Статья 2 ЗУ “О применении РРО”)

Чем опасны программные регистраторы.

В случае использования программного РРО пользователь полностью зависит от Интернет, сервера АЦСК и налоговой. Собственно, это минимум 3 независимых один от другого фактора риска, на которые пользователь никак не может повлиять.

Программный РРО позволяет не печатать документы (чеки), а предоставлять их покупателю каким-то другим способом (в мессенджер, на электронную почту, sms-уведомлением и т.п.). При этом, во-первых, нет гарантированной доставки этого документа, а во-вторых, не все покупатели готовы предоставлять свои личные данные, в-третьих, это просто долго - вбивать вручную правильный адрес электронной почты или номер телефона, если нет сохраненных данных покупателя. По этим причинам покупатель может не получить документ, подтверждающий его покупку, а это, как мы уже упоминали, может привести к штрафным санкциям). В классическом же РРО принтер является обязательной аппаратной его частью, поэтому нет надобности докупать дополнительное оборудование.

Не смотря на то, что обязательное применение РРО пока больше пугает некоторую часть предпринимателей, на самом деле это несет в себе целый ряд новых возможностей для собственников бизнеса. Например: контроль продаж (работу продавцов), систематизацию данных по наличию и списанию товара, а также аналитику в реальном режиме.